Quanto custa um bot de WhatsApp para escritório de advocacia? O que define o investimento

O que define o investimento num bot para escritório

O investimento num bot de WhatsApp com CRM para escritório de advocacia é definido pelo escopo do que será montado e acompanhado. Dois escritórios do mesmo tamanho podem ter escopos bem diferentes, porque mudam os canais, as áreas de atuação, o sistema de gestão que já usam e o quanto o sócio quer ver o atendimento acompanhado.

Por isso, quem passa um número sem conhecer o escritório está estimando no escuro. Este texto não traz preços. Ele mostra os fatores que fazem o valor subir ou descer, como comparar propostas e como fazer a conta de retorno com os números do seu escritório.

Os cinco fatores que movem o valor

Um escritório que quer apenas atender a mensagem da noite tem um escopo menor. Outro, que quer cobrir da primeira mensagem ao aviso de andamento, com mais de uma área e integração com o sistema de gestão, tem um escopo maior. Comparar os dois pelo valor mensal esconde essa diferença.

As mensagens do WhatsApp

Um ponto pode ficar fora da conversa: as mensagens que o escritório inicia, como lembretes e avisos de andamento. Enviadas depois da janela de 24 horas, saem como modelos aprovados. Pergunte ao fornecedor se essas mensagens têm custo à parte e quem paga. Na BotBrasil, mensalidade e implantação são definidas no diagnóstico e por escrito na proposta.

O que precisa estar numa proposta séria

Uma proposta séria descreve o trabalho de implantação e de acompanhamento, além da ferramenta. A tecnologia é uma parte do investimento. A outra é adaptar o atendimento ao jeito do escritório e às regras da OAB.

• Diagnóstico de hoje: pedidos de atendimento, quantos chegam fora do horário e quanto esperam.
• Lista do que o bot responde: áreas atendidas, horários, documentos de cada área.
• Regras do que vai ao advogado: mérito, urgência, prazo, honorários.
• Aprovação das respostas pelo sócio antes da estreia.
• Pasta do caso, quadro, agenda de reuniões e lembretes.
• Ajustes com as primeiras conversas reais e acompanhamento depois.

Como comparar propostas de fornecedores diferentes

1. Peça o escopo por escrito. Quantos canais, áreas e integrações a proposta cobre.
2. Pergunte o que fica de fora. Treinamento, ajustes depois do início, novas áreas, relatórios.
3. Pergunte o que é cobrado à parte. Mensagens, usuários, integrações.
4. Pergunte quem acompanha o bot depois da estreia. Quando o cliente faz uma pergunta que o escritório não previu, alguém lê a conversa, corrige a resposta e confere que o bot não passou do limite do Provimento 205/2021?
5. Verifique o que o bot não faz. Um bot que opina sobre o mérito, fala de honorários ou envia mensagem a quem não é cliente cria problema ético, e o escritório responde pelo que é veiculado (Provimento 205/2021, art. 1º, § 1º).
6. Veja como começar. Uma proposta que permite começar por uma área reduz o risco de pagar por recurso que a equipe não vai usar.

Como estimar o retorno com os seus números

O retorno se estima com quatro números do escritório: quantos pedidos de atendimento chegam, quantos viram reunião, quantos viram caso contratado e quanto sobra de receita líquida por caso. A pergunta a responder é: quanto vale, para o escritório, cada reunião?

1. Conte os pedidos de atendimento de um mês.
2. Conte quantos viraram reunião realizada.
3. Conte quantos viraram caso contratado.
4. Estime a receita líquida média por caso, com o seu financeiro.
5. Multiplique a receita líquida pelos casos contratados e divida pelas reuniões: esse é o valor médio de uma reunião.
6. Compare o resultado com o que o diagnóstico mostrar e com o que o escritório já conhece do seu financeiro.

A conta não prevê resultado: ela dá a régua. Depois da estreia, refaça as contagens e compare com o mês anterior para ver se mais pedidos viraram consulta marcada. Nenhum número aqui vale como promessa de clientes ou de causas.

O que olhar além do preço

Erros comuns ao avaliar o investimento

• Comparar só o valor mensal. Escopo, acompanhamento e cobranças à parte mudam o total.
• Esquecer as mensagens iniciadas pelo escritório. Pergunte quem paga.
• Não contar o que chega hoje. Sem saber quantos contatos de possíveis clientes esperam até o dia útil seguinte, o escritório não tem com o que comparar depois.
• Usar o valor dos honorários na conta. A conta usa a receita líquida por caso; o valor bruto infla o resultado.
• Querer tudo de uma vez. Começar por uma área dá, mais cedo, uma base para medir.

Prazo, fidelidade e saída

Além do valor, pergunte as condições do contrato. Quanto tempo dura a implantação até o bot atender o primeiro contato? Há fidelidade? Como se cancela, e o que o escritório leva consigo? Prazo, fidelidade e condições de cancelamento precisam estar por escrito na proposta, e a exportação dos contatos, das conversas e dos documentos da pasta deve estar prevista. Como os documentos do cliente estão cobertos pelo sigilo profissional, convém que a saída do fornecedor não deixe nada preso na ferramenta.

Checklist antes de pedir proposta

• Sei quais canais e áreas entram no escopo.
• Medi quantos pedidos chegam, quantos fora do horário e quantos viram reunião.
• Defini o que o bot pode responder e o que vai ao advogado.
• Tenho por escrito o escopo de cada proposta, o que fica de fora e o que é cobrado à parte, inclusive as mensagens.
• Calculei o valor de uma reunião com a receita líquida do meu financeiro.
• Escolhi uma área para começar.

Se a escala da sua equipe vai mudar com a emenda que reduz a duração do trabalho, leia o fim da escala 6x1 em escritórios de advocacia. Para saber o que automatizar, veja se vale a pena automatizar o WhatsApp do escritório.